Che cos'è Alloggiati Web e come funziona per chi affitta

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato su cui chi ospita deve trasmettere le generalità di ogni persona alloggiata. L'obbligo nasce dall'articolo 109 del TULPS (regio decreto 18 giugno 1931, n. 773) ed è disciplinato dal decreto del Ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013, modificato dal decreto del 16 settembre 2021. Riguarda alberghi, case vacanze, B&B e locazioni brevi, senza distinzione di contratto.

Il funzionamento di Alloggiati Web è lineare: il gestore accede con le proprie credenziali, compila una schedina per ciascun ospite, invia e scarica la ricevuta. Il servizio è online dal 2006 e sostituisce la vecchia consegna cartacea delle schedine in commissariato. Non è una formalità burocratica di serie B: è una comunicazione all'autorità di pubblica sicurezza, con conseguenze penali quando manca.

Tre modalità di invio convivono su Alloggiati Web: inserimento manuale ospite per ospite, caricamento di un file di testo con più schedine, e collegamento via web service usato dai gestionali e dai channel manager. Chi gestisce più appartamenti lavora quasi sempre con le ultime due, perché l'inserimento manuale in alta stagione diventa il collo di bottiglia di tutta la giornata.

Entro quante ore bisogna comunicare gli ospiti alla Questura?

La comunicazione su Alloggiati Web va trasmessa entro le 24 ore successive all'arrivo dell'ospite. Per i soggiorni che non superano le 24 ore il termine si accorcia: i dati vanno inviati entro le 6 ore successive all'arrivo. I due termini sono indicati dalle Questure sulle pagine ufficiali del servizio e valgono per qualsiasi struttura, compresi gli affitti brevi gestiti da privati.

Il conteggio parte dall'arrivo effettivo, non dalla data segnata sulla prenotazione. Un ospite che entra alle 22 di venerdì va comunicato entro le 22 di sabato: il weekend non sospende il termine, perché il portale lavora sette giorni su sette. Anche l'ospite che arriva in ritardo rispetto al check-in previsto va registrato con l'orario reale in cui ha preso possesso dell'alloggio.

Se Alloggiati Web è irraggiungibile per un guasto, il termine non si azzera da solo. La procedura corretta è documentare il malfunzionamento e contattare l'ufficio di pubblica sicurezza competente per concordare una modalità alternativa di trasmissione. Uno screenshot con data e ora del messaggio di errore è la prova che serve se poi arriva una contestazione.

Chi è obbligato a usare il portale, anche con un solo appartamento?

L'obbligo riguarda chiunque dia alloggio a titolo oneroso per periodi non superiori a 30 giorni, anche con un solo immobile e senza partita IVA. Non conta la forma contrattuale né il portale su cui è arrivata la prenotazione: conta il fatto materiale di ospitare qualcuno. Airbnb e Booking non trasmettono i dati alla Questura al posto tuo, e nessuna clausola dei loro termini d'uso lo prevede.

L'equivoco più comune è pensare che l'adempimento riguardi solo le attività strutturate, quelle con insegna, partita IVA e personale. Il portale Alloggiati Web nasce invece da un obbligo di pubblica sicurezza, che segue l'ospitalità in sé e non la forma dell'impresa. Rientrano quindi nell'obbligo, fra gli altri, questi casi:

• le locazioni turistiche gestite da privati, in forma non imprenditoriale;
• le case vacanze e gli affittacamere aperti con SCIA al Comune;
• i B&B e le attività extra-alberghiere;
• chi gestisce immobili altrui in sublocazione o con mandato, cioè il property manager;
• chi affitta una stanza nella propria abitazione, anche per una sola notte.

Se stai ancora chiarendo quale inquadramento serve alla tua attività, la SCIA e gli adempimenti comunali per la casa vacanze sono il passaggio a monte: il titolo con cui apri determina anche i codici che ti servono per accreditarti in Questura.

Come si ottengono le credenziali di Alloggiati Web?

Le credenziali si richiedono alla Questura della provincia in cui si trova l'immobile, non online in autonomia. Si compila il modulo pubblicato sul sito della Questura competente, si allega il documento d'identità del titolare o del gestore e si invia tutto via posta elettronica ordinaria o PEC all'ufficio indicato. La Questura rilascia nome utente, password e i codici di sicurezza per l'accesso.

Il modulo cambia leggermente da provincia a provincia e alcune Questure accettano soltanto la PEC, quindi conviene scaricarlo dal sito della Questura competente e non da un modello generico trovato altrove, che rischia di essere superato. Le informazioni richieste, però, sono ovunque le stesse:

1. dati anagrafici e codice fiscale del titolare o del gestore della struttura;
2. indirizzo esatto dell'immobile e denominazione della struttura;
3. titolo con cui si esercita l'attività (SCIA, comunicazione al Comune, contratto di gestione);
4. estremi identificativi rilasciati dalla Regione o dal Comune, dove previsti;
5. recapito telefonico ed e-mail per le comunicazioni e per i codici di accesso.

Le credenziali sono nominative e legate a quella struttura: se apri un secondo appartamento in un'altra provincia devi presentare una richiesta nuova alla Questura di quella provincia. Se cambi gestore, le credenziali del precedente vanno disattivate, perché restano riferite a una persona fisica che risponde di quelle trasmissioni.

Quali dati servono per compilare la schedina di ogni ospite

Per ciascun ospite servono cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento, luogo e data di rilascio, più la data di arrivo e il numero di notti. Il portale distingue inoltre la tipologia dell'alloggiato: ospite singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare o membro del gruppo. Ogni persona che dorme nell'immobile va registrata, minori compresi.

La tipologia non è un dettaglio estetico. Se una famiglia di quattro persone viene registrata come quattro ospiti singoli, la comunicazione risulta formalmente diversa da quella corretta e può essere contestata. Il capofamiglia si indica una volta sola e a lui si agganciano i familiari; per i gruppi di amici vale la stessa logica con capogruppo e membri del gruppo.

Al termine dell'invio il portale genera in automatico una ricevuta di trasmissione. Va scaricata subito e conservata: le Questure indicano un periodo di conservazione di cinque anni. È l'unico documento che dimostra di aver adempiuto e, in caso di controllo, vale molto più di un ricordo o di una schermata scattata al volo.

Come si comunicano gli ospiti stranieri e quali documenti servono?

Gli ospiti stranieri si comunicano su Alloggiati Web come gli italiani, con l'aggiunta dei dati del documento estero. Per i cittadini dell'Unione Europea sono validi carta d'identità o passaporto del Paese di origine; per gli extra UE serve il passaporto, e il portale chiede lo Stato di rilascio. Il termine resta lo stesso degli ospiti italiani: 24 ore dall'arrivo, 6 ore per i soggiorni brevissimi.

Attenzione a due punti che generano errori ricorrenti. Il primo: il numero del documento va trascritto esattamente come stampato, senza spazi inventati e senza correggere lettere che sembrano numeri. Il secondo: la cittadinanza e lo Stato di rilascio possono non coincidere, ad esempio per un cittadino argentino con passaporto rilasciato da un consolato in Europa.

Se ospiti a titolo gratuito un cittadino extra UE, oltre alla comunicazione alla Questura scatta la dichiarazione di ospitalità, un adempimento distinto previsto dalla normativa sull'immigrazione. Non sostituisce la schedina e non ne è sostituita: sono due obblighi paralleli, con destinatari e moduli diversi.

Basta inviare i dati o serve identificare l'ospite di persona?

Non basta inviare i dati. La circolare del Capo della Polizia prot. n. 38138 del 18 novembre 2024 ha chiarito che l'articolo 109 del TULPS impone anche l'identificazione dell'ospite, cioè la verifica che la persona che entra corrisponda al documento comunicato. Il Consiglio di Stato, con la sentenza n. 9101/2025 depositata il 21 novembre 2025, ha confermato quell'impostazione riformando la decisione di primo grado.

La verifica può avvenire di persona all'arrivo oppure in videochiamata in tempo reale, purché avvenga prima dell'accesso all'alloggio e riguardi la corrispondenza fra volto e documento. Quello che non regge più è la consegna del solo codice di una cassetta portachiavi a un nome mai visto: la keybox in sé non è vietata, lo è il suo uso senza alcun riconoscimento.

Chi gestisce da remoto deve quindi ricostruire il check-in intorno alla verifica, non intorno alla comodità. Le soluzioni praticabili e i loro costi sono nel pezzo dedicato al divieto di keybox e alla gestione del check-in, che entra nel dettaglio delle alternative operative.

Che cosa si rischia se non comunichi gli ospiti alla Questura?

La sanzione per la mancata comunicazione è penale, non una semplice multa amministrativa. Le Questure richiamano l'articolo 17 del TULPS, che punisce le violazioni degli obblighi di registrazione e comunicazione con l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a 206 euro. La contestazione può ripetersi per ciascuna comunicazione omessa, quindi il conto cresce con il numero di ospiti non registrati.

Anche la comunicazione tardiva o con dati errati rientra nella violazione: il termine è perentorio e il portale registra data e ora esatta dell'invio. Nella pratica i controlli arrivano in due modi, entrambi frequenti dopo la stretta sugli affitti brevi: la verifica incrociata fra annuncio online e trasmissioni al portale, e l'accertamento diretto quando succede qualcosa nell'immobile.

La comunicazione alla Questura è inoltre uno degli adempimenti che un accertamento tende a verificare insieme agli altri. Se manca quella, di solito si controllano anche il codice identificativo nazionale e la posizione fiscale: sul primo fronte abbiamo raccolto importi e casistiche nell'analisi delle sanzioni CIN per gli affitti brevi.

Alloggiati Web e ISTAT: che differenza c'è fra i due invii?

Sono due adempimenti distinti e uno non sostituisce l'altro. Alloggiati Web raccoglie la comunicazione nominativa degli ospiti alla Polizia di Stato, con finalità di pubblica sicurezza e termine di 24 ore. La rilevazione ISTAT sul movimento dei clienti negli esercizi ricettivi è invece statistica e anonima: si trasmette alla Regione, di solito tramite ROSS1000 o il portale regionale equivalente.

Confondere i due invii è l'errore che porta più host a credersi in regola quando non lo sono: aver caricato arrivi e presenze sul portale regionale non dice nulla alla Questura, e trasmettere le schedine non solleva dalla rilevazione statistica. Le differenze pratiche si riassumono così:

• Destinatario: Questura per Alloggiati Web, Regione (che poi gira i dati all'ISTAT) per la rilevazione statistica.
• Dati: nominativi e documento nel primo caso, arrivi, presenze e provenienza in forma aggregata nel secondo.
• Tempi: 24 ore dall'arrivo contro cadenze periodiche stabilite dalla Regione.
• Conseguenze: sanzione penale per l'omessa comunicazione di pubblica sicurezza, sanzione amministrativa regionale per la rilevazione statistica.

Alcune Regioni permettono di generare dal portale regionale il file da caricare poi su Alloggiati Web, riducendo la doppia digitazione degli stessi nominativi. Resta comunque un caricamento da fare a mano, con i suoi tempi e le sue scadenze: nessuna Regione trasmette al posto tuo alla Polizia di Stato, e nessun portale regionale sostituisce la comunicazione di pubblica sicurezza.

Puoi conservare la copia del documento dell'ospite?

No. Con il comunicato del 29 aprile 2026 e la relativa nota di chiarimento, il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito che l'obbligo di comunicare i dati non autorizza a conservare fotocopie o immagini dei documenti d'identità. Una volta trasmessa la schedina, le copie acquisite per quella finalità vanno cancellate o distrutte immediatamente.

Il Garante ha segnalato in particolare la pratica, diffusa fra B&B e affitti brevi, di farsi mandare la foto del documento su WhatsApp o via e-mail e di lasciarla nella galleria del telefono o in una cartella condivisa. È un rischio concreto di furto d'identità, oltre che una violazione del principio di minimizzazione previsto dall'articolo 5 del GDPR.

L'unico elemento che si conserva è la ricevuta prodotta dal portale, per cinque anni, come prova dell'adempimento. In pratica: raccogli il documento, verifica l'identità, inserisci i dati, invia, scarica la ricevuta, elimina la copia. Ogni passaggio in più che trattiene immagini di documenti è un rischio che non ti serve.

Come organizzare il check-in per non sbagliare mai una comunicazione

Il modo più affidabile è trasformare l'adempimento in una sequenza fissa, uguale per ogni arrivo, e non lasciarlo alla memoria di fine giornata. Chi gestisce più immobili collega il gestionale ad Alloggiati Web via web service, così le schedine partono dai dati già raccolti in fase di prenotazione. Chi ne gestisce uno solo può ottenere lo stesso risultato con una routine di cinque minuti.

1. Raccogli i dati del documento prima dell'arrivo, quando l'ospite è ancora nella fase in cui risponde volentieri.
2. Verifica l'identità all'ingresso, di persona o in videochiamata in tempo reale.
3. Compila le schedine entro la sera stessa, indicando correttamente capofamiglia o capogruppo.
4. Invia e scarica subito la ricevuta, rinominandola con data e nome dell'immobile.
5. Cancella le copie dei documenti e archivia solo la ricevuta, in una cartella per anno.

Un promemoria automatico alle 20 sul giorno dell'arrivo elimina quasi tutti gli errori: il caso classico non è l'host che ignora l'obbligo, ma quello che rimanda l'invio a domani e supera il termine. Quando gli appartamenti diventano tre o quattro, l'automazione non è più un lusso ma la condizione per non accumulare ritardi.

Domande frequenti

Devo comunicare anche i bambini che soggiornano con i genitori?

Sì. Vanno registrate tutte le persone che pernottano nell'immobile, minori compresi, indicandoli come familiari collegati al capofamiglia. Per i minori senza documento proprio si utilizzano i dati anagrafici e il documento di cui dispongono; l'omissione di un ospite, anche minorenne, rende la comunicazione incompleta e contestabile.

Se l'ospite prolunga il soggiorno devo rifare la comunicazione?

No, se il prolungamento riguarda la stessa persona nello stesso alloggio: la schedina indica la data di arrivo e il numero di notti previste. Va invece fatta una nuova comunicazione quando arriva una persona diversa, quando l'ospite lascia e rientra, o quando cambia l'immobile assegnato.

Airbnb o Booking comunicano i dati alla Questura al posto mio?

No. I portali di prenotazione non trasmettono le generalità degli ospiti alla Polizia di Stato: l'obbligo resta in capo a chi gestisce l'alloggio, come previsto dall'articolo 109 del TULPS. Il fatto che la piattaforma abbia verificato l'identità dell'account non sostituisce né l'identificazione all'arrivo né l'invio delle schedine.

Che cosa faccio se scopro di non aver comunicato un ospite?

La comunicazione va effettuata comunque, anche fuori termine, e la ricevuta conservata: un invio tardivo documentato è una posizione migliore di un'omissione totale. Se l'errore riguarda più arrivi o un periodo lungo, conviene farsi assistere prima di ricostruire a ritroso, perché la violazione ha rilievo penale.

La burocrazia degli affitti brevi si impara una volta e poi diventa routine: il problema vero, per la maggior parte degli host, è costruire una gestione che regga la crescita senza trasformarsi in un secondo lavoro. Se vuoi vedere come lo fanno gli altri, con numeri e procedure alla mano, puoi candidarti al workshop di BnB Academy e confrontare il tuo metodo con il loro.