Divieto keybox Airbnb: cosa dice davvero la norma?

In Italia non esiste una legge che vieti la keybox come oggetto. Il divieto keybox nasce dall'incrocio di due fronti: l'articolo 109 del TULPS, che impone a chi dà alloggio di identificare l'ospite, e i regolamenti comunali che vietano di fissare cassette portachiavi su suolo pubblico. L'effetto pratico è però identico: consegnare le chiavi con un codice, senza che nessuno veda chi entra, non è più una procedura ammessa.

Il primo fronte del divieto keybox è di pubblica sicurezza e riguarda l'identificazione, non l'arredo urbano. La circolare del Capo della Polizia prot. 38138 del 18 novembre 2024 ha stabilito che le procedure di check-in interamente da remoto, con invio del documento e trasmissione di un codice di apertura o di una key box, vanificano la ratio di sicurezza dell'articolo 109 e non sono conformi.

Il secondo fronte del divieto keybox è di decoro e occupazione di suolo pubblico, e cambia da Comune a Comune. Milano, Firenze e Roma hanno agito sui propri regolamenti per impedire che le cassette vengano fissate a pali, cancellate, ringhiere o facciate che si affacciano sulla strada. Sono due discipline distinte: puoi essere in regola con il Comune e violare comunque il TULPS, e viceversa.

Il check-in a distanza è ancora legale nel 2026?

Sì, il check-in a distanza resta legale, ma solo se l'identificazione dell'ospite è reale. Il Consiglio di Stato, sezione III, con la sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025, ha ammesso l'impiego di dispositivi di videocollegamento predisposti dal gestore all'ingresso della struttura, purché idonei ad accertare sul momento l'effettiva corrispondenza fra l'ospite e il titolare del documento. Cade il flusso cieco: foto del documento, codice, porta aperta.

La differenza fra le due cose è sottile solo sulla carta. Nel primo caso qualcuno guarda in tempo reale chi sta entrando e lo confronta con il documento; nel secondo nessuno guarda nulla e il codice può essere girato a chiunque, anche a persone diverse da quelle prenotate. È esattamente questo passaggio di mano che la circolare e la sentenza vogliono impedire.

Da qui discende la regola operativa che riassume il divieto keybox per chi gestisce affitti brevi: l'automazione della consegna delle chiavi è ammessa, l'automazione del riconoscimento no. Puoi mantenere una serratura elettronica, un codice temporaneo e un flusso interamente digitale, a condizione che al momento dell'ingresso ci sia una verifica visiva contestuale, in presenza o in video.

L'identificazione degli ospiti di persona è obbligatoria?

L'identificazione degli ospiti di persona è obbligatoria nella sostanza, non nella forma. L'articolo 109 del TULPS, il Regio Decreto 18 giugno 1931 n. 773, consente di dare alloggio esclusivamente a persone munite di un documento idoneo ad attestarne l'identità, e impone al gestore di verificare che il documento appartenga davvero a chi entra. Il Consiglio di Stato ha chiarito che il videocollegamento contestuale soddisfa quel controllo.

L'obbligo non riguarda solo alberghi e strutture ricettive. La circolare del 18 novembre 2024 lo estende espressamente a chi concede in locazione immobili o porzioni di immobile con contratti di durata inferiore a 30 giorni e a chi pratica lo scambio di casa. Se ospiti persone, sei un gestore ai fini dell'articolo 109, anche con un solo bilocale affittato da privato.

Attenzione a non confondere due adempimenti diversi. L'identificazione avviene all'ingresso ed è un controllo fisico o visivo; la comunicazione dei dati alla Questura tramite il portale Alloggiati Web avviene dopo ed è un adempimento telematico. Farli coincidere è l'errore più comune: molti host credono di essere a posto perché caricano i documenti sul portale, ma non hanno mai verificato chi sia entrato in casa.

Dalla circolare del Viminale al Consiglio di Stato: le tappe

Il divieto keybox non è arrivato con un decreto, ma con una circolare seguita da due gradi di giudizio amministrativo, con esiti opposti. Chi ha letto un solo titolo di giornale nel 2025 può essersi fatto un'idea sbagliata: per alcuni mesi il divieto è stato effettivamente annullato, poi è stato ripristinato in appello. Questa è la sequenza completa.

1. 18 novembre 2024: il Capo della Polizia emana la circolare prot. 38138, che esclude il check-in da remoto senza identificazione e cita espressamente i codici di apertura automatizzata e le key box.
2. 27 maggio 2025: il TAR del Lazio, sezione I-ter, con la sentenza n. 10210 accoglie il ricorso degli operatori e annulla la circolare per violazione dell'articolo 109 e difetto di istruttoria.
3. 21 novembre 2025: il Consiglio di Stato, sezione III, con la sentenza n. 9101 accoglie l'appello del Ministero dell'Interno, riforma la decisione del TAR e ripristina la circolare, aprendo però al riconoscimento tramite videocollegamento.
4. 2025-2026: i Comuni intervengono sui regolamenti di polizia urbana per vietare le keybox su suolo pubblico, con rimozioni d'ufficio e sanzioni amministrative.

La conseguenza per chi gestisce oggi è che il quadro è stabile, non più in bilico. La sentenza d'appello ha chiuso la parentesi in cui il check-in cieco era tornato tecnicamente possibile, e le amministrazioni comunali hanno smesso di aspettare il chiarimento nazionale per muoversi in autonomia sul proprio territorio.

Come fare il check-in senza keybox, in pratica

Dopo il divieto keybox Airbnb, per fare il check-in senza keybox devi separare due momenti che la cassetta teneva insieme: la verifica dell'identità e la consegna dell'accesso. La verifica va fatta all'arrivo, di persona o in videocollegamento contestuale; l'accesso può restare automatico, con un codice o una serratura elettronica rilasciata solo dopo il riconoscimento. È la sequenza, non la tecnologia, a fare la differenza.

1. Raccogli in anticipo i dati e le immagini dei documenti di tutti gli ospiti, non solo del prenotante, per preparare la comunicazione alla Questura.
2. Fissa una finestra di arrivo concordata, così sai quando devi essere disponibile tu o chi ti sostituisce.
3. All'arrivo esegui il riconoscimento: di persona, oppure con una videochiamata o un videocitofono che inquadri chi entra mentre mostra il documento.
4. Solo dopo il riconoscimento rilascia il codice o attiva la serratura, con una credenziale valida per le sole date del soggiorno.
5. Invia i dati sul portale Alloggiati Web entro i termini di legge e conserva la ricevuta.
6. Annota data, ora e modalità del riconoscimento: in caso di controllo è l'unica prova che l'hai fatto.

Chi gestisce più unità di solito risolve il collo di bottiglia con una persona sul territorio pagata a check-in, oppure con un presidio in video che copre più appartamenti dalla stessa postazione. Entrambe le soluzioni costano meno di una sanzione e molto meno di una recensione negativa presa perché nessuno ha risposto al citofono.

Quali sono le alternative alla cassetta portachiavi?

Le alternative alla cassetta portachiavi che reggono al divieto keybox sono quattro, e tutte spostano l'identificazione a monte dell'apertura della porta: accoglienza di persona, riconoscimento in videocollegamento all'ingresso, serratura elettronica con codice rilasciato dopo la verifica, oppure delega a un servizio di accoglienza locale. Nessuna richiede di rinunciare all'automazione della gestione: richiedono solo che qualcuno guardi chi entra.

• Accoglienza di persona: la più semplice e la più costosa in tempo. Regge qualunque controllo e resta l'unica opzione dove il segnale è debole o l'ospite non ha smartphone.
• Videocollegamento all'ingresso: un dispositivo predisposto dal gestore che consente di accertare sul momento la corrispondenza fra ospite e documento. È la modalità che il Consiglio di Stato ha esplicitamente ammesso.
• Serratura elettronica con codice a tempo: il codice viene generato e inviato solo dopo il riconoscimento, vale per le sole date del soggiorno e decade da solo.
• Servizio di accoglienza locale: un co-host o un'agenzia che fa il check-in per te, con un costo a intervento e una copertura su fasce orarie ampie.

Resta un punto che genera confusione. Spostare la keybox dentro l'androne o in un'area privata risolve il problema di suolo pubblico, ma non risolve nulla sul piano dell'identificazione: se nessuno vede chi entra, la procedura resta non conforme all'articolo 109 anche se la cassetta è invisibile dalla strada.

Multa per keybox su suolo pubblico: quanto si paga?

La multa per keybox su suolo pubblico la stabilisce il singolo Comune, che applica il divieto keybox con il proprio regolamento di polizia urbana. A Milano, dove il divieto è entrato in vigore a gennaio 2026 dopo la modifica votata dal Consiglio comunale nel dicembre 2025, la sanzione amministrativa va da 100 a 400 euro, con rimozione d'ufficio del dispositivo e spese dell'intervento a carico del responsabile.

Il dettaglio che pesa di più non è l'importo ma la modalità: il regolamento milanese consente la rimozione coattiva senza obbligo di preavviso. Significa che la prima notizia del problema può essere l'ospite che ti chiama dalla strada perché la cassetta non c'è più, in pieno turnover, con il check-in successivo già prenotato per il pomeriggio.

Le multe comunali si sommano, non si sostituiscono, alle conseguenze di pubblica sicurezza. Sono procedimenti autonomi, con autorità e importi diversi: la polizia locale contesta l'occupazione impropria dello spazio urbano, la Questura guarda a come hai identificato gli ospiti. Lo stesso vale per gli obblighi sul codice identificativo, con le sanzioni previste per chi affitta senza CIN che corrono su un binario ancora diverso.

Milano, Firenze e Roma: cosa cambia città per città

Le tre città che hanno introdotto per prime un divieto keybox hanno scelto strumenti diversi, con perimetri diversi. Prima di installare o rimuovere qualcosa conviene leggere il regolamento del proprio Comune, perché la disciplina locale non è uniforme e cambia anche fra quartieri della stessa città quando ci sono vincoli di tutela.

• Milano: divieto inserito nel regolamento di polizia urbana, in vigore da gennaio 2026. Vieta di fissare cassette portachiavi a pali, segnaletica, cancellate, ringhiere e strutture affacciate su suolo pubblico. Sanzione da 100 a 400 euro e rimozione senza preavviso.
• Firenze: divieto di installazione e utilizzo di keybox e tastierini inserito nel regolamento comunale sulle locazioni turistiche brevi, con la sola eccezione di un tastierino per edificio previa autorizzazione condominiale. Il TAR della Toscana ha respinto i ricorsi contro il regolamento, come comunicato dal Comune il 14 maggio 2026.
• Roma: rimozioni condotte dalla polizia locale sulla base del regolamento di polizia urbana, che vieta di apporre lucchetti e oggetti su beni del patrimonio storico, artistico e monumentale. Per installare all'esterno di un edificio che insiste su suolo pubblico serve l'autorizzazione della Sovrintendenza Capitolina.

Il messaggio comune alle tre amministrazioni è che la facciata non è un supporto disponibile. Se gestisci in centro storico, in area vincolata o in un condominio con regolamento contrattuale restrittivo, il tema non è solo la norma statale: è anche l'assemblea, che può disciplinare autonomamente l'uso delle parti comuni.

Che cosa rischi davvero sul fronte della pubblica sicurezza

Sul fronte della pubblica sicurezza il rischio non è una multa amministrativa ma una contravvenzione. Le violazioni del TULPS per cui non è prevista una sanzione specifica sono punite dall'articolo 17 del TULPS con l'arresto fino a tre mesi o con l'ammenda fino a 206 euro. L'importo è basso, la natura del procedimento no: si tratta di materia penale, non di un verbale.

Accanto all'identificazione resta l'obbligo di comunicazione. I dati degli alloggiati vanno trasmessi alla Questura competente entro 24 ore dall'arrivo, ridotte a sei ore per i soggiorni non superiori alle ventiquattro ore, termine introdotto dal DL 14 giugno 2019 n. 53. La trasmissione avviene esclusivamente tramite il servizio Alloggiati Web della Polizia di Stato.

Vale la pena ricordare che il divieto keybox convive con obblighi cumulativi e indipendenti fra loro, come lo sono quelli sul codice identificativo nazionale introdotto dall'articolo 13-ter del DL 145/2023, convertito nella Legge 191/2023. Essere in regola con uno non copre gli altri: se non hai chiaro il quadro, parti dalla guida su che cos'è il codice CIN e come si richiede e verifica una casella alla volta.

Come riorganizzare il check-in senza perdere prenotazioni

Riorganizzare il check-in dopo il divieto keybox costa poche ore di lavoro e qualche euro a soggiorno, non un cambio di modello. La leva è concentrare gli arrivi in finestre gestibili, presidiare quelle finestre con una persona o con un video, e automatizzare tutto il resto della relazione con l'ospite, che è la parte dove il tempo si consuma davvero.

Tre accorgimenti riducono quasi tutto l'attrito. Il primo: chiedere l'orario di arrivo in fase di prenotazione e non il giorno prima, così le finestre si raggruppano. Il secondo: prevedere una tariffa per il check-in fuori orario, che sposta da sola buona parte degli arrivi notturni. Il terzo: avere sempre un sostituto reperibile, perché il piano salta la sera in cui il treno ritarda.

Il resto della comunicazione può restare completamente automatico: istruzioni di arrivo, wifi, parcheggio, regole della casa, promemoria di check-out. Su questo fronte non è cambiato nulla e conviene sfruttarlo, perché è il modo di automatizzare la comunicazione con gli ospiti senza toccare l'unico passaggio che oggi la legge ti chiede di presidiare di persona.

Domande frequenti

Posso ancora usare la keybox se è dentro il portone o in cortile?

Dal punto di vista comunale sì, dove il divieto keybox riguarda solo il suolo pubblico e le strutture affacciate sulla strada, fatto salvo il regolamento di condominio. Dal punto di vista della pubblica sicurezza no, se la cassetta serve a far entrare l'ospite senza che nessuno ne verifichi l'identità: la procedura resta non conforme all'articolo 109 del TULPS.

Chi controlla il rispetto del divieto keybox?

I controlli sono due e li fanno soggetti diversi. La polizia locale verifica l'occupazione di suolo pubblico e applica le sanzioni del regolamento comunale, con rimozione del dispositivo. Le forze di polizia verificano invece il rispetto degli obblighi di identificazione e di comunicazione degli alloggiati previsti dal TULPS, in genere partendo dai dati trasmessi alla Questura.

La videochiamata basta per identificare l'ospite?

Secondo il Consiglio di Stato l'identificazione può avvenire con dispositivi di videocollegamento predisposti dal gestore all'ingresso della struttura, purché idonei ad accertare sul momento la corrispondenza fra ospite e titolare del documento. Deve quindi essere contestuale all'arrivo e riguardare chi entra davvero, non una verifica fatta giorni prima su un documento inviato via chat.

Il divieto vale anche per chi affitta un solo appartamento come privato?

Sì. La circolare del 18 novembre 2024 estende gli obblighi dell'articolo 109 del TULPS anche a chi concede in locazione immobili o porzioni di immobile con contratti di durata inferiore a 30 giorni. Non conta la forma imprenditoriale né il numero di unità: conta il fatto di dare alloggio a persone.

Devo rimuovere subito la keybox già installata?

Dove il regolamento comunale ha recepito il divieto keybox, sì: a Milano il dispositivo può essere rimosso d'ufficio senza preavviso, con le spese dell'intervento a carico del responsabile oltre alla sanzione. Conviene rimuoverla prima di un controllo e riorganizzare il check-in, invece di scoprire la rimozione da un ospite fermo davanti al portone.

Le multe comunali e le sanzioni del TULPS si sommano?

Sì, sono procedimenti autonomi. La sanzione comunale colpisce l'occupazione impropria dello spazio urbano ed è amministrativa; la violazione degli obblighi di identificazione e comunicazione previsti dal TULPS è una contravvenzione punita ai sensi dell'articolo 17 con l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a 206 euro.

Se gestisci affitti brevi e vuoi capire come tenere insieme regole, margini e organizzazione senza scoprire ogni novità normativa quando arriva il verbale, il workshop di BnB Academy è il punto da cui partire: si lavora sul metodo di gestione, non sull'improvvisazione.